Wann Digitalisierung wirklich wirkt

Als ich vor vielen Jahren ins Berufsleben startete, stand ich vor einer Herausforderung, die ich aus Schulzeiten nicht kannte: Ich musste jeden Morgen neu bewerten, was die wichtigsten Aufgaben des Tages waren. Im Rückblick kann ich sagen, dass ich daran scheiterte. Zwar war ich immer sehr beschäftigt, aber die entscheidenden Projekte gingen im Alltag verloren wie Chips in einer Sofaritze. Eines Tages nahm mich mein Vorgesetzter zur Seite und bat mich, mir zu erklären, wie ich mich eigentlich organisiere. Stolz zeigte ich ihm eine sehr lange To-do-Liste in Wunderlist (ja, lange her). Am nächsten Tag hatte ich den Klassiker „Getting Things Done“ auf dem Schreibtisch liegen.

Die Welt, die sich mir mit dieser Produktivitätsbibel erschloss, hat viel mit der zentralen Aufgabe von Digitalisierung zu tun: mehr schaffen, also das Verhältnis von Input und Output positiv beeinflussen. Traurigerweise schlägt sich die Digitalisierung bei dieser Aufgabe ungefähr so wie ich als junger Berufsanfänger. Die Produktivität, der Output pro Arbeitsstunde, steigt zwar in den meisten Industrieländern. Aber der Grund dafür ist häufig, dass im Hintergrund mehr Kapitel eingesetzt wird – mehr Maschinen zum Beispiel oder teurere Software. Ignoriert man diese Effekte, stagniert die Produktivität seit rund 20 Jahren, also genau seit dem Durchbruch der Digitalisierung.

Totale Faktorproduktivität

Die Totale Faktorproduktivität (TFP) misst, wie effizient Arbeit und Kapital eingesetzt werden, also wie viel “Output” nicht durch mehr “Input”, sondern durch besseren Einsatz entsteht – zum Beispiel durch Technologie, Wissen, Organisation oder Erfahrung. In Wachstumsmodellen macht die TFP den Teil des Wirtschaftswachstums sichtbar, der nicht durch mehr Arbeit oder Kapital erklärbar ist.

Was können wir tun, um das zu ändern? Und wie kannst du dafür sorgen, dass dein Unternehmen wirklich von der Digitalisierung profitiert?

1) Vom Ziel her schauen

Wer die Produktivität steigern möchte, kann entweder die Menge der Ergebnisse erhöhen – oder ihren Wert vergrößern. Das führt zwangsläufig zu der Frage, um welchen Wert es eigentlich geht. Was wollen wir wirklich erreichen, als Einzelpersonen und als Organisationen?

In der Digitalisierung wird diese Frage viel zu selten gestellt, und das liegt auch daran, dass Wissensarbeiter diese Frage häufig nicht beantworten können. Laut dem Stepstone-CEO Sebastian Dettmers „verwalten [viele Menschen] Prozesse, ohne zu verstehen, welchen Nutzen diese eigentlich haben. Sie verschwenden Zeit in Meetings und mit dem Lesen und Weiterleiten von E-Mails, ohne zu erkennen, was das mit Erfolg zu tun hat.“

Echte Digitalisierung greift nur dann, wenn sie auf ein erstrebenswertes Ziel hinarbeitet.

2) Prozesse neu denken statt elektrifizieren

In Deutschland hat das Missverständnis, der Vorteil der Digitalisierung bestehe vor allem im Papierersparnis, eine lange Tradition. Schon OTTO, Quelle und Neckermann näherten sich dem frühen Internet, indem sie ihre Frühjahrskataloge per CD-ROM oder über ein elektronisches Bestellformular verfügbar machten. „Das klassische Mailorder-Geschäft wurde lediglich elektrifiziert“, notierte der Transformationsexperte Mathias Schrader, dabei hätte man die ganze Wertschöpfungskette des Versandhandels neu denken müssen – wie es dann schließlich Amazon & Co taten.

Trotzdem wiederholt sich die Strategie des reinen „Elektrifizierens“ immer wieder aufs Neue. Unternehmen bilden Prozesse unverändert in SAP ab, Schulen nutzen Lernplattformen als PDF-Ablage, Behörden verwalten ihre Faxe in der Cloud und machen Termine online buchbar, die eigentlich überflüssig sind. Diese Initiativen haben nichts mit Digitalisierung zu tun – und produktiver machen sie schon lange nicht. . Produktivitätsgewinne entstehen nicht, wenn wir Prozesse elektrifizieren, sondern indem wir besser und anders zusammenarbeiten.

3) Entscheiden ist das neue Tun

Wenn Unternehmen ihre Produktivität steigern wollen, investieren sie häufig in Geschwindigkeit: Das, was sie ohnehin tun, soll schneller und effizienter vonstattengehen. Diese Denkweise kommt aus einer Zeit, als Arbeit einerseits nicht verhandelbar war und andererseits ein definiertes Ende hatte. Felder mussten gepflügt, Kühe gemolken, Maschinen repariert werden – jeder konnte sehen, dass diese Arbeit notwendig war und auch, wann sie abgeschlossen war. Doch in der Wissensarbeit entscheidet sich der Outcome häufig darin, das Richtige zu richtigen Zeit zu tun.

In dem Buch, das vor fünfzehn Jahren auf meinem Schreibtisch lag, nutzt David Allen dafür ein Bild aus der japanischen Philosophie: „Ein Geist wie Wasser“. Der Gedanke dahinter ist nicht unbedingt, „in sich selbst zu ruhen“. Wasser kann aktiv und aufgewühlt sein, etwa wenn man einen schweren Kiesel hineinwirft. Es reagiert jedoch immer angemessen. Ein unproduktiver Mensch hingegen reagiert unangemessen, mit zu viel Aktivität auf unwichtige oder nur scheinbar dringende Aufgaben, und zu wenig Energie auf die Dinge, die wirklich wichtig sind.

„Was ist jetzt gerade das Wichtigste?“ ist eine Frage, bei der Algorithmen und Künstliche Intelligenz hervorragend unterstützen können – und damit zum echten Produktivitätsboost werden.

4) Den Menschen stärken, nicht abschaffen

Sinnvolle Automatisierung macht Menschen produktiver und steigert so den Wert ihrer Arbeit. In der Praxis begegnen wir stattdessen häufig dem, was der Wirtschaftsnobelpreisträger Daron Acemoglu „So-lala-Technologien“ nennt – Technologien, die kaum Produktivitätsgewinne bringen, aber trotzdem Arbeitsplätze vernichen. In Bezug auf die Volkswirtschaft haben So-lala-Technologien keine positiven Effekte.

Sinnvolle Automatisierung hingegen erlaubt mehr Menschlichkeit, nicht weniger. Zum Beispiel werden Bots, die Ärzte und Therapeuten simulieren, als empathischer und kompetenter wahrgenommen als ihre menschlichen Vorbilder. Doch der Grund dafür ist nicht, dass sie wirklich besser wären, sondern dass sie sich Zeit nehmen und ausführlich antworten. Deutsche Klinikärzte hingegen verbringen dagegen drei Stunden pro Tag mit dem Eingeben von Daten. Dieses Verhältnis müsste genau andersherum sein – die digitale Lösungen müssen Menschen von Routineaufgaben entlasten, damit sie sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren können.

5) Denken statt Abarbeiten

In der Informationsgesellschaft arbeitet die Mehrheit der Menschen „mit dem Kopf“, was in den meisten Fällen heißt, dass sie Informationen verwalten: Abspeichern, organisieren, sortieren. Das menschliche Gehirn unterstützt bei dieser Aufgabe nach besten Kräften, obwohl es evolutionär nicht dafür ausgelegt ist. Menschen möchten über etwas nachdenken, statt an etwas.

Dieses kreative und freie Denken benötigt jedoch den richtigen Raum. Nicht ohne Grund kommen uns die besten Ideen unter der Dusche, während eines Spaziergangs oder beim kurzen Schwatz an der Kaffeeküche – dann, wenn wir Gedanken neu verknüpfen können. KI könnte uns mehr Raum für solche kreativen Pausen ermöglichen, doch bisher passiert das genaue Gegenteil. 77 % der Mitarbeiter geben an, dass KI-Werkzeuge ihre Arbeitsbelastung erhöht statt verringert haben, gleichzeitig nennen sie „Busy work“ (Aufgaben ohne Mehrwert) und zu wenig Zeit für echte Denkarbeiten als Hauptgründe für gehemmte Produktivität. Unternehmen optimieren das Abarbeiten, nicht das Nachdenken.

Der Open Friday von sipgate

Seit über zehn Jahren ist jeder zweite Freitag bei sipgate ein “Open Friday”. An diesem Tag haben alle Mitarbeiter Zeit für eigene Projekte, Weiterbildungen und Experimente mit neuen Technologien. Teams halten sich den Freitag frei, die Sprints enden am Donnerstagabend. Das Ergebnis: Viele der wichtigsten Innovationen, von denen das Unternehmen heute profitiert, entstanden genau an diesen freien Tagen.

Die große Trendumkehr

In vielen Bereichen hat Digitalisierung unsere Arbeit nicht produktiver, sondern nur komplizierter gemacht. Dieser Trend lässt sich umkehren, wenn wir vom Ziel her denken, Prozesse nicht elektrifizieren, sondern neuerfinden, und die menschliche Arbeit in den Mittelpunkt stellen. Was in deinem Unternehmen wirst du als Nächstes digitalisieren?