Weniger Bürokratie! Oder doch nicht?

Sahil Lavingia ist der Prototyp des erfolgreichen Tech-Unternehmers. Er war 2010 Pinterests zweiter Mitarbeiter, investierte früh in Firmen wie Notion und Figma und gründete mit der Verkaufsplattform Gumroad ein äußerst erfolgreiches Unternehmen. Lavingias Markenzeichen: radikale Effizienz durch Technologie. Als Gumroad vor dem Ruin stand, entließ Lavingia 75 % der Belegschaft und automatisierte dafür jeden manuellen Prozess im Unternehmen. Sein Buch „The Minimalist Entrepreneur" machte ihn zum Vordenker einer neuen, schlanken Gründerphilosophie; die Firma hinter Gumroad heißt inzwischen Antiwork und macht die Automatisierungstools des Unternehmens frei zugänglich.

Vor diesem Hintergrund wirkte es sowohl verrückt als auch folgerichtig, als Lavingia Anfang diesen Jahres einen Freelancer-Job bei Trumps neuem DOGE-Ministerium annahm. Das Ziel des Projekts – Bürokratie abbauen und Steuergeld sparen – schien Sahil Lavingia sinnvoll und er ging von schnellen Erfolgen aus. Wo schließlich kann man mehr Effizienz herausholen, als bei einer typischen Behörde?

Was folgte, war ein Desaster. Nicht nur, dass Lavingias Arbeit zu fatalen Fehlern führte – im Nachhinein hinterfragte er die Grundannahme, dass Bürokratie ein Problem US-amerikanischer Behörden war. Wann ist Bürokratieabbau gefährlich – und wie kannst du deine Organisation stattdessen verschlanken?

Warum Bürokraten keine Helden sind

„Wir brauchen weniger Bürokratie“ ist das mit Abstand ungefährlichste Statement, das man als Politiker, Unternehmensberater und Führungskraft tätigen kann, denn niemand hat etwas gegen den Abbau unnötiger Bürokratie. Aber was wollen wir damit eigentlich erreichen?

Auf den ersten Blick scheint das Ziel „Einfachheit“ zu sein: Bürokratie macht Dinge, die eigentlich simpel sind, unnötig kompliziert. Bürokraten sehen das anders: Sie machen die Dinge nicht komplizierter, sondern überhaupt erst bearbeitbar. Bürokratie macht dies unter anderem durch diese „Features“:

• Regeln: Entscheidungen und Abläufe müssen auf allgemein gültigen, schriftlich fixierten Regeln basieren
• Akten: Schriftliche Dokumentation aller Vorgänge und Entscheidungen zur Nachvollziehbarkeit.
• Unpersönlichkeit: Entscheidungen werden sachlich getroffen, unabhängig von persönlichen Beziehungen.

Diese Mechanismen haben negative Nebenwirkungen, die du wahrscheinlich schon erlebt hast: Sachbearbeiter, die einen zur nächsten Abteilung schicken, Anträge, die wegen falscher Formatierung abgelehnt werden. Wir würden niemanden als Helden feiern, weil er sich sklavisch an Regeln hält und Vorgänge dokumentiert.

Außer die Vorteile liegen auf der Hand. Eine der wenigen als Helden verehrten Bürokratinnen ist die Ärztin Frances Kelsey, die sich in den 60ern weigerte, den neuen, in Ländern außerhalb der USA immens erfolgreichen, Wirkstoff Thalidomid zuzulassen, und zwar schlicht und einfach deswegen, weil der Hersteller die notwendigen Untersuchungsergebnisse nicht vorweisen konnte¹. Trotz immensen Drucks von Geschäftsleuten und Politikern blieb sie bei ihrer Entscheidung – und rettete vielen Kindern das Leben. Wie sich wenig später herausstellte, verursacht Thalidomid – in Deutschland unter dem Namen „Contergan“ vermarktet – schwere Fehlbildungen bei Neugeborenen. „Wir hören selten von heldenhaften Bürokraten“, schreibt Steven Johnson in seinem Buch „Extra Life“, „denn die Stärke einer effektiven Behörde wie der FDA liegt zum Teil darin, dass ihre Intelligenz und ihr Fachwissen auf Tausende von Menschen verteilt sind, von denen jeder still und leise seine Arbeit verrichtet ².

Ordnung am Rande des Chaos

Das Gegenteil eines Systems, in dem Menschen wie Frances Kelsey auf die Einhaltung von Regeln pochen können, ist nicht Einfachheit, sondern Klüngel und Willkür: Regeln gelten nur für die, die sich nicht wehren können, und wer den Chef kennt, bekommt den Auftrag. Auf so einem Boden gedeiht keine Gerechtigkeit, auch nicht Innovation und Fortschritt – weder das Silicon Valley noch deutsche Ingenieurskunst wären ohne Bürokratie denkbar. Für den Soziologen Max Weber war die Bürokratie sogar das einzige Herrschafts- und Organisationsmodell, das für komplexe und moderne Gesellschaften überhaupt geeignet ist ³.

Trotzdem hat die „Herrschaft des Büros“⁴ natürlich einige Nachteile, die ebenso tödlich für Innovation sind wie das absolute Chaos. Es benötigt eine Balance, die der Biologe Stuart Kauffmann „Ordnung am Rande des Chaos“ nennt – nur in diesem Mix entstehen neues Leben und neue Ideen.

Die Frage ist also weniger, wie wir Bürokratie loswerden, sondern wie wir sie intelligent gestalten. Hier sind drei Prinzipien, die helfen.

1) Komplexität verarbeiten, statt ersetzen

Sahil Lavingia erhielt vom DOGE-Ministerium die Aufgabe, 90.000 Verträge des Veteranenministeriums auf Verschwendung und Betrug zu überprüfen. Er ging dieses Problem genauso an wie die Herausforderungen seines Unternehmens: er schrieb ein Skript, das die Verträge automatisiert überprüfte. Das KI-basierte Skript beurteilte die Sinnhaftigkeit eines Vertrags anhand der ersten Seiten (ungefähr ersten 2.500 Wörter), was nach einer ganzen Menge für eine grobe Einschätzung aussah.

Allerdings hatte Lavingia die Komplexität des Systems deutlich unterschätzt. Die überprüften Seiten enthielten oft nur eine spärliche Zusammenfassung, während die wichtigen Informationen irgendwo auf den anderen Seiten verstreut waren. Lavingias KI wusste auch nicht, wie das Ministerium arbeitete, welche Verträge unerlässlich waren und welche durch Bundesgesetze vorgeschrieben waren. In der Folge empfahl die KI, eine Stelle abzukündigen, die für Vertragskündigungen zuständig war – was nicht nur zu großem Chaos geführt hätte, sondern auch dazu, dass man die Vorschläge der KI gar nicht mehr hätte umsetzen können.

Bürokratie ist ein Zeichen von Komplexität und man baut keine Bürokratie ab, indem man die Komplexität dahinter ignoriert. Unsere Welt, besonders Demokratien, sind komplex, und das ist kein Bug, sondern ein Feature⁵. Digitalisierung sollte Prozesse zwar neu denken, aber das Ergebnis ist selten, dass sie ganz wegfallen.

Leitfragen

• Wenn wir das vereinfachen, wen übersehen wir?
• Welche seltenen, aber wichtigen Fälle fallen durch unser Raster?
• “Ist das Problem die Komplexität oder unser Verständnis davon?

2) Komplexität sichtbar machen

Laut Arvind Narayanan, Informatikprofessor an der Princeton University, gibt es in den meisten Organisationen wichtige Prozesse mit diesen vier Eigenschaften:

1. Sie sind nicht aufgeschrieben, zumindest nicht präzise genug
2. Sie sind essentiell für ein reibungsloses Funktionieren – es gibt große Risiken, wenn die Prozesse nicht eingehalten werden.
3. Diese Risiken tauchen nur gelegentlich auf.
4. Die Prozesse werden vielleicht schon so lange durchgeführt, dass sie “einfach so gemacht werden”; die Leute haben vielleicht den ursprünglichen Grund vergessen, warum der Prozess als notwendig erachtet wurde, und können ihn vielleicht nicht erklären.

Die Auswirkungen solcher Prozesse fühlen sich nach Bürokratie an, sind allerdings das Gegenteil davon – echte Bürokratie lehnt informelle und undokumentierte Entscheidungen ab. Das Gegenteil davon sind „Schattenprozesse“ wie die oben beschriebenen, und sie sind ein Problem für künstliche und menschliche Intelligenz. Das merkt eine Firma jedes Mal, wenn ein scheidender Mitarbeiter wertvolles Wissen mitnimmt.

Das Gebot der Stunde ist es, Prozesse transparent und explizit zu machen. Sahil Lavingias erste Aufgabe hätte nicht sein sollen, Verträge mit der Brechstange zu kündigen, sondern eine Übersicht zu erstellen. Welche Verträge waren mit welchen Aufgabenstellungen verbunden, wo gab es versteckte Abhängigkeiten? Für welche Aufgabe gab es Dienstleister, die genau das Gleiche taten? Was waren die strategischen Ziele eines Vertrags? So eine Kartierung ist eine Mammutaufgabe, allerdings eine, bei der KI wunderbar helfen kann.

Leitfragen

• Welche unsichtbaren Regeln befolgen wir, ohne sie jemals aufgeschrieben zu haben?
• Was würde passieren, wenn unser erfahrenster Mitarbeiter morgen kündigt?
• Können wir jeden Prozess so erklären, dass ihn auch ein Außenstehender versteht?

3) Vom besten ausgehen

Wer zum ersten Mal eine komplexe Organisation von außen beschaut, kommt schnell zu dem Schluss, sie habe noch nie ernsthaft darüber nachgedacht, wie sie ihre Bürokratie reduzieren könne – das ist der „Easy-Wins“-Gedanke, mit dem Lavingia und viele „Unternehmensberater“ an die Sache herangehen.

Diese selbstbewusste Herangehensweise hat nichts mit der Realität zu tun. Die wenigsten Unternehmen können es sich leisten, nicht in die Vereinfachung von Prozessen zu investieren. Ineffiziente Prozesse fressen Budgets auf, vergraulen Kunden und Mitarbeiter. Das gilt erst recht für die Regierung, die sich – mehr noch als private Unternehmen – für bürokratische Maßnahmen rechtfertigen muss. Sahil Lavingia gab später zu: „Ich war, ehrlich gesagt, ziemlich überrascht, wie effizient die Regierung war.“⁶

Es hilft, von den positiven Auswirkungen eines bürokratischen Systems – in dem Menschen wie Frances Kelsey dafür sorgen, dass Menschenleben gerettet werden – auszugehen und dann dort, wo dieses bürokratische System zu Nachteilen führt, genauer hinzuschauen.

Leitfragen

• Was funktioniert in diesem System bereits gut, und warum?
• Welche Probleme löst diese Regel?
• Wo entstehen echte Nachteile?”

Bürokratie, die man nicht bemerkt

Bürokratie ist nicht das Gegenteil von Effizienz, sondern ein Werkzeug, um mit Komplexität umzugehen. Wenn man Bürokratie abbauen will, ohne diese Komplexität zu verstehen, produziert man am Ende mehr Chaos als Klarheit. Wer jedoch die Aufgabe von Bürokratie verstanden hat, kann tatsächlich – mit Technologie und guten Ideen – dafür sorgen, dass sie still und leise ihren Job macht, aber Innovation nicht im Weg steht.