Für echte Produktivität: Wie du MS Teams und Slack korrekt benutzt

Business-Chats wie Slack, Microsoft Teams und Cisco Jabber sind angetreten, um volle E-Mail-Postfächer mit einem besseren Konzept zu schlagen. Während der Pandemie haben sie so gut wie jedes Büro im Sturm erobert.

Das Ergebnis? Zehn Jahre nach der Veröffentlichung von Slack hat sich bei vielen Anwendern Ernüchterung breitgemacht. Die scheinbaren Stärken moderner Chat-Plattformen haben sich als genau ihre Schwächen herausgestellt.

Niederschwellig: Ich habe jemanden viel schneller angechattet, als ihn anzurufen oder gar vorbeizukommen. Mal eben ein GIF in einen Thread posten, an dem 20 Leute mitlesen? Kein Problem. Die Zeit für Schriftkommunikation ist gestiegen, nicht gesunken.

Spaßig: Die „Joy of Use“ von Slack ist ein Problem, keine Lösung. Ich erwische mich regelmäßig dabei, dass ich auch nach Feierabend überprüfe, wie viele Emojis eine Nachricht erhalten hat – als wäre Slack ein soziales Netzwerk.

Simpel: Mit einem modernen E-Mail-Client kann ich Nachrichten priorisieren, archivieren und damit auf „Zero Inbox“ kommen. Mit Slack geht das bis heute nicht. Die App ist darauf ausgelegt, dass man Anfragen sofort oder sehr zeitnah beantwortet.

Die Folge? Slack ist „für Produktivität entwickelt", aber tatsächlich steigt die Produktivität messbar, wenn Slack mal einen Ausfall hat. Menschen, die pro Tag 40 Chat-Nachrichten und mehr erhalten – und diese Marke ist schnell erreicht – können unmöglich anderthalb Stunden konzentriert am Stück arbeiten.¹ Doch genau das ist ein Muss in vielen Berufen, zumindest wenn man exzellente Ergebnisse erzielen will.

1) Die Art verändern, wie man als Team mit Slack arbeitet

Auf den Vorwurf, Slack steigere die Produktivität gar nicht, antwortete das Unternehmen einmal: „Wenn Slack nicht auf eine Art und Weise genutzt wird, die Ihre Mitarbeiter als produktiv empfinden, dann müssen Sie die Arbeitsweise Ihres Teams überdenken und ändern.“

Diese Antwort wirkt genauso nichtssagend wie schnippisch, enthält aber eine Wahrheit: Die meisten Probleme im Umgang mit Slack und Teams kann man dadurch beheben, dass man sie anders benutzt. Und anders heißt hier vor allen Dingen, sie nicht immer zu benutzen. Die Niederschwelligkeit von Instant-Messengern suggeriert, man sollte am besten alles mit einer schnellen Chat-Anfrage beginnen, und sich von dann zu Telefonaten und Meetings „hochbewegen“. Doch für viele Gespräche ist ein Chat nicht das richtige Format, auch nicht zum Start.

Der zweite Trugschluss ist, dass Chat-Kanäle unverbindlich sind. Ich habe unseren Team-Channel früher als eine Art Radio betrachtet und dort beinahe täglich Zahlen, Anekdoten und Links gepostet. Wer gerade online war und Interesse hatte, konnte sich an der Konversation beteiligen – so mein Gedanke. In Wahrheit habe ich mit jeder Message zig Leute aus ihrer Arbeit gerissen, häufig mit Dingen, die für ihre Arbeit nicht relevant sind.

In meinen Teams haben wir die Last der täglichen Chat-Nachrichten folgendermaßen reduziert:

1. Richtige Zielgruppe wählen: Ich frage mich vor jeder Nachricht: würde ich in einen echten Raum hineinrufen, wenn dort all diese Personen säßen? Wenn nicht, dann chatte ich besser einen ausgewählten Personenkreis an.²
2. Anfragen bündeln: Viele Antworten können bis zum nächsten Tag oder sogar zur nächsten Woche warten. In unserem Team arbeiten wir mit einer Inbox von Fragen und Informationen, die entweder alle im Team betreffen oder bei denen unklar ist, wer helfen kann. Dieses Postfach leeren wir jeden Morgen in einem gemeinsamen Meeting. Das hat die Nachrichten in gemeinsamen Channels erheblich reduziert.

2) Alles zu einem Postfach machen

Instant Messenger richtig zu nutzen ist eine Team-Leistung und du kannst dich nicht immer darauf verlassen, dass alle in deinem Umfeld sich an die oben genannten Spielregeln halten. Das gilt erst recht, wenn du auch mit Externen zusammenarbeitest.

Damit du trotzdem produktiv arbeiten kannst, musst du dich vor allem von der Pflicht befreien, Anfragen sofort zu beantworten – und zwar über alle Kanäle hinweg. Du benötigst für jedes Kommunikations-Tool ein Postfach, das du in deinem Tempo abarbeiten kannst.

E-Mail: Jeder E-Mail-Client bietet die Möglichkeit, E-Mails zu archivieren oder zu löschen. Du musst nur konsequent jede E-Mail, die du erledigt hast, aus dem Eingang entfernen.

Chat: Leider haben viele Chat-Plattformen keine sinnvolle Archiv-Funktion, außerdem jonglierst du sehr schnell mit einer ganzen Handvoll von Messengern. Die Lösung liegt in einem gemeinsamen Postfach für alle Messenger inkl. Slack und MS Teams. Die App Beeper bietet genau das – ein echter Gamechanger!

Telefonie: Im einfachsten Fall nutzt du die „Verpasste Anrufe“-Liste deines Telefons als Inbox, indem du jeden erledigten Anruf löschst. Das Problem ist allerdings, dass auch hinter stattgefundenen Anrufen weitere Arbeit liegen kann. Dieses Problem löst die App satellite, denn dort ist jeder Anruf ein To-do. Du kannst die Liste sogar gemeinsam mit anderen abarbeiten (Disclaimer: Ich bin der Produktmanager von satellite).

Gespräche: 1:1-Gespräche sind oft das sinnvollste Format, um etwas zu klären, aber spontane Anrufe reißen dich aus der Arbeit. Mache es deinen Kollegen deswegen so einfach wie möglich, einen Termin zu buchen. Ich nutze einen Calendly-Link, den ich überall kommuniziere.

Aussagekräftigen Status setzen

Signalisiere mit deinem Status bei Slack und Teams, ob du gerade erreichbar bist oder nicht. Nicht alle Kollegen werden deinen Status bei Direknachrichten berücksichtigen, aber einige. Wenn du ein Tool wie Clockwise nutzt, werden die Termine und Fokuszeiten in deinem Kalender automatisch als Status angezeigt.

Slacken will gelernt sein

Die Gesamtzeit, die wir am Arbeitsplatz mit Kommunikation verbringen, hat sich durch den Siegeszug von Chat-Plattformen nicht verringert[^1]. Ob sie dein Team und dich produktiver machen, hängt vor allem davon ab, wie ihr sie benutzt.

Genauso wie man das Medium E-Mail falsch benutzen kann – nämlich für Pingpong-Konversationen mit Dutzenden Mitschreibern – so kann man auch Slack, Teams und Jabber falsch anwenden. Der große Trugschluss ist, dass man diese Werkzeuge intuitiv richtig bedient, nur weil sie so nett aussehen.

„Wir verlangen zu viel von den heutigen Arbeitnehmern“, sagt die Informatik-Professorin Raquel Benbunan-Fich. „Sie sollen aufmerksam Unterhaltungen folgen und gleichzeitig produktiv sein.“

Es ist möglich, diese Balance zu halten, aber dafür braucht es Training und Regeln. Wer in deinem Team ist dafür verantwortlich, solche Regeln zu etablieren?